A l’heure où j’écris cet article, le monde est confiné à cause de la crise du Coronavirus. De très nombreux managers se retrouvent cloîtrés chez eux à se demander comment ils vont pouvoir gérer leur équipe à distance. Dans les faits, nombre d’entre eux pensent que la solution est de multiplier les téléconférences pour garder le contrôle. Et c’est bien là tout le problème car cette attitude traduit un changement de comportement qui peut être stressant pour le manager et perçu comme du harcèlement par les collaborateurs.

Ayant pratiqué le management à distance pendant de nombreuses années, je m’en vais vous faire part de mon expérience et des approches qui ont fonctionné pour moi.

Voyons donc ensemble une manière de procéder qui a fait ses preuves.

Faire confiance

Le fait de diriger à distance implique de faire confiance aux gens. En effet, n’évoluant pas dans le même espace, tout un chacun doit pourvoir accomplir ses tâches en pleine autonomie et totale responsabilité. Beaucoup de managers ont un petit problème avec ce concept car ils n’ont justement pas fait l’effort de responsabiliser leurs collaborateurs. Pourtant la méthode est assez simple : on peut utiliser ici le principe de réciprocité. Dans les faits, il suffit de mettre en balance la liberté octroyer aux employés avec les actions que l’on attend d’eux. La liberté d’action étant une grande source de satisfaction, la personne s’en trouvera d’autant plus impliquée s’il prend conscience du bénéfice de cette situation. Ainsi si le manager est assez explicite, le collaborateur n’aura aucun mal à trouver la motivation pour être performant et être exemplaire dans son travail. Ce qui m’amène à mon point suivant.

Être exemplaire

L’exemplarité est une qualité première de tout bon manager. Il est tout à fait utopique d’attendre des miracles de ses collaborateurs si ces derniers ne vous perçoivent pas comme performant et engagé. Il est donc du devoir du manager de se positionner ici en leader ; c’est-à-dire montrer l’exemple pour que la troupe suive sans être dans l’obligation de répéter sans cesse ses attentes. Pour ce faire, on pourra s’attacher à donner une certaine visibilité de son propre travail et aussi insister encore sur les bénéfices de l’autonomie et de l’organisation personnelle. Il faudra toutefois faire attention à ne pas utiliser un ton trop péremptoire ou autoritaire ; au risque d’obtenir l’effet inverse de celui escompté. Soyez naturel et montrez que vous aussi vous êtes personnellement impliqué dans la bonne marche de l’équipe.

Garder le contact

Autonomie ne signifie pas abandon. Il faut trouver le juste milieu entre laisser de l’autonomie (et faire confiance) et ne plus s’occuper de ses collaborateurs. Cette dérive est tout à fait possible et peut avoir des effets assez dévastateurs. Je m’explique. Le collaborateur délaissé, même jouissant d’une grande liberté, ne pourra probablement plus s’identifier comme un membre à part entière de l’équipe car le lien n’existe plus. La conséquence de cette négligence sera double : perte de visibilité du manager (voir point précédent) et perte de valorisation du travail accompli par le collaborateur. Il en résulte naturellement une perte de motivation et une dégradation des performances. Il est donc essentiel de garder un contact régulier qui sera formel ou informel en fonction des besoins du collaborateur en termes de supervision mais aussi de reconnaissance. La fréquence des interactions demeure ici le point le plus critique et un accord entre les deux parties permet souvent de trouver le bon dosage. Dans tous les cas, la porte du manager se doit de rester ouverte pour recevoir en tout temps les doléances de ses collaborateurs.

Après ces considérations préliminaires, il est temps de rentrer dans le vif du sujet d’un point de vue plus pratique. Nous allons voir l’enchaînement logique des événements pour obtenir des résultats optimums.

Préciser les attentes

Toute personne ayant une perception très personnelle de la réalité, il me paraît nécessaire de s’entendre sur les objectifs recherchés. Il existe pour cela différentes méthodes comme par exemple l’approche SMART mais pas seulement. N’oublions pas que nous sommes ici dans un contexte de management à distance et qu’il ne nous sera par conséquent pas possible de vérifier de visu la bonne compréhension des tâches à accomplir. Il est donc important de manière ponctuelle d’organiser une discussion formelle afin de préciser le plus clairement possible les attentes. Ce genre d’échange devrait idéalement se dérouler sur un ton ouvert avec une large place laissée aux questions et aux réponses. A la fin de la session, il ne devrait plus y avoir aucun doute quant aux résultats escomptés. Pour ce qui est des tâches à accomplir pour y parvenir, il conviendra au manager de juger du degré d’autonomie du collaborateur et d’ajuster ses recommandations en conséquence. Le dosage ici aussi est très subtil et s’ajustera par l’instauration d’un dialogue le plus ouvert possible. Dans tous les cas, le manager devra vérifier qu’il n’existe aucun point d’ombre à l’issue de l’entretien. Il va sans dire, qu’il conviendra bien entendu de rester raisonnable dans les actions à accomplir et sur la charge de travail du collaborateur. A ce propos, l’ajustement pourra se faire en fonctions des compétences et des capacités de la personne impliquée. Dernier détail sur ce sujet. Il conviendra aussi d’espacer ce genre d’entretien pour en garder le caractère plus formel et ne pas donner une impression négative de micro management. Clarté et précision sont les mots clés à retenir.

Planifier

La notion de planification aurait très bien pu trouver sa place dans le paragraphe précédent mais je pense qu’elle demande une explication un peu plus approfondie. En effet, une fois que tout est clair en termes d’objectif, il convient d’élaborer et de déployer une approche appropriée. Planification signifie articuler une suite logique d’actions dans un temps défini. Il existe plusieurs outils pour cela dont le plus populaire est probablement le diagramme de Gantt, où l’on pourra de plus introduire la notion de gestion de projet. Chacun utilisera in fine l’outil qui lui convient le mieux mais on n’insistera jamais assez sur le besoin impérieux de placer des jalons dans le temps pour parvenir à ses fins, d’autant plus en situation d’autonomie. Je ne vous referais pas ici le chapitre sur la procrastination. La planification présente de très nombreux avantages. Elle permet tout d’abord d’avoir une vision claire des tâches à mettre en œuvre pour arriver à ses fins ; rien n’est oublié et tout doit s’enchaîner logiquement. Ensuite, elle permet la mise en place d’une certaine discipline qui nous permet d’accomplir ce qui doit l’être à un moment donné et dans un temps imparti. On s’attachera ici à faire preuve de rigueur sous peine de voir cette planification échouée. Il est bon de préciser à ce stade qu’il est judicieux d’introduire des périodes tampons dans toute planification pour pouvoir gérer tous les impondérables et autre contretemps. Enfin, la planification pourra soutenir la motivation car elle permet aussi de visualiser l’avancée des travaux et par là même les progrès accomplis. La planification pourra s’initier lors de l’entretien précédemment mentionné.

Mesurer, Communiquer et Adapter

Une fois la planification terminée, on peut passer à son exécution. Toutes les parties devraient être alignées sur ce qu’il convient de faire et le déploiement peut commencer. C’est un moment critique car c’est justement là qu’il existe de véritables risques d’échec. Le lancement se passe la plupart du temps dans des bonnes conditions mais souvent les protagonistes perdent le fil assez rapidement et les plans ne sont pas menés à bien comme ils devraient l’être. Je fais ici référence à un manque de rigueur mais aussi à un défaut de mesure et d’ajustement. Dans un contexte de management à distance, on doit adopter des pratiques adaptées. La mesure de l’avancement du plan devrait se faire par le collaborateur, qui fournira spontanément les données à son manager. Je voudrais insister ici sur le caractère spontané du feedback. Car pour maintenir des relations de confiance, le manager a besoin de connaître la situation pour pouvoir juger du travail accompli mais aussi proposer son aide le cas échéant si le besoin s’en fait vraiment sentir. Si les données ne sont pas relayées pro activement, le manager se verra dans l’obligation d’aller à la chasse aux informations ce qui pourra être préjudiciable pour la relation à distance. De ce fait, il est de la responsabilité du manager d’exprimer son besoin de retour (même si cela paraît évident) et du devoir du collaborateur de fournir des informations régulières en temps utile. Encore une fois, la fréquence et la teneur des retours devra avoir été convenues lors de la précision des attentes.

Célébrer pour durer

Tout a été mis en œuvre pour parvenir au succès et tout se déroule comme convenu. Toutes les parties sont satisfaites de l’avancement du plan et du travail accompli. C’est précisément à ce moment que j’aimerais parler de l’importance de la reconnaissance des efforts consentis. Le collaborateur est isolé et voit que les affaires avancent bien et que les résultats sont au rendez-vous mais il lui manque quelque chose : la reconnaissance. Dans ce contexte d’isolement relatif plus qu’aucun autre, l’individu a besoin de se sentir apprécier et valoriser. C’est alors que le manager doit jouer pleinement son rôle pour reconnaître toutes les réussites, les efforts, l’investissement de son collaborateur. Cela doit se faire de manière sincère et répétée pour récompenser le travail accompli mais aussi préserver la motivation. L’homme étant plus prompt à formuler des critiques que prodiguer des compliments, le collaborateur appréciera d’autant plus la posture d’un manager qui saura faire cet effort de reconnaissance. Cette condition est nécessaire s’il on veut conserver une relation à distance optimale. L’utilisation du téléphone ou d’un appel vidéo est fortement recommandé, en lieu et place d’un message qui pourrait passer comme impersonnel.

Voilà pour ce qui est de quelques conseils que je peux vous fournir sur le management à distance. Cela paraîtra probablement évident pour bon nombre d’entre vous (du moins je l’espère) mais vous seriez étonnés du peu de managers qui utilisent ce genre d’approche. Bien entendu, de nombreuses adaptations sont possibles en fonction du cadre et des individus. A vous de trouver le bon dosage pour combiner au mieux autonomie, performance et satisfaction. Bon management à distance !

N’OUBLIEZ PAS D’ETRE HEUREUX !!!